Данные портала Битрикс24: словари, база знаний и бизнес-процессы в одном месте

Почему агент находит сделку, но называет стадию «Квалификация пройдена» своими словами? Bkb цитирует регламент из базы знаний, которую вы не планировали открывать? Часто это происходит потому, что после настройки инструментов забыли про вкладку «Данные портала» у MCP-токена для Bitrix24.

На данной влакде вы можете решить какой контекст с портала агент вообще имеет право читать: справочники, коллекции Баз Знаний, шаблоны бизнес-процессов. Если какие-то данные вы одобрили, то они попали в ресурсы токена. Если не одобрили, то для AI-агента такой информации не существует. Про ресурсы в целом - Ресурсы: справочники и снимки данных без лишних вызовов; про галочки на «Возможностях» - Возможности токена.

Зачем отдельная вкладка, если есть «Ресурсы»?

На вкладке Возможности вы включаете и отключаете готовые ресурсы из каталога BestrankMCP: стадии CRM, гайды по инструмента. Т.е. те данные, которые есть в системе по умолчанию и редко могут изменяться.

Данные портала - про ваши объекты на конкретном портале Bitrix24:

• универсальные списки, которые вы используете как справчники (тип документа, наши юр.лица, наши офисы);
• коллекции базы знаний 2.0 - список баз знаний, который вы хотите использовать как инструкии для агента в разных ситациях;
• шаблоны бизнес-процессов - на больших порталах их может быть сотни, а для запуска из AI-агента нужны только некоторые из них.

Сначала администратор находит их на портале (в вкладке ест кнопка "сканировать"), затем проверяет содержимое, одобряет нужные. После одобрения справочник или база знаний автоматически попадает в список ресурсов токена. Вы видите одну таблицу вместо трёх разрозненных экранов и понимаете, что именно теперь доступно вашему агенту.

Данный инструмент позволяет не «открыть всю CRM», а только «вот эти пять справочников и две базы знаний», которые нужны для решения вашей задачи.

Три типа данных в одной таблице

На вкладке после сканирования будет доступно три вида данных.

Справочники (lists)

Это универсальные списки, списки групп и процессы в живой ленте в Bitrix24: типы обращений, источники лидов, номенклатура для внутренних процессов, любые «таблички», на которые ссылаются поля CRM через специальный тип поля.

Зачем агенту: не выдумывать значения списка и не дергать API на каждый вопрос «какие у нас категории»? Справочник становится ресурсом? т.е снимком данных, который агент читает как табличку.

Нюанс: одобрить можно справочник до 100 элементов. Если список содержит болшее количество элементо, то для поиска по значениям есть отдельные инструменты чтения, а не целиком ресурс в контексте. Это осознанное ограничение. Оно позволяет не съедать весь контекст AI-агента.

Перед одобрением можно настроить поля: какие колонки попадут в ресурс. Не всё из iblock нужно агенту. Иногда хватит названия и id.

Базы знаний

Коллекции База знаний 2.0: инструкции для поддержки, регламенты отдела, FAQ для менеджеров.

Зачем агенту: отвечать в том же духе, что и ваши статьи, цитировать актуальные формулировки, и не пересказывать их «с потолка».

После одобрения коллекции можно отдельно настроить инструменты записи - какие действия по базе знаний разрешены (создание, правка статей). По умолчанию после одобрения включены практически все возможности, иногда это даже больше чем нужно. Мы советуем сразу оставить только чтение, если сценарий не предполагает правок от агента.

Шаблоны бизнес-процессов

Сканирование находит шаблоны БП на портале и, если у подключения есть права на модуль бизнес-процессы, покажет список доступных шаблонов. Их не одобряют в реестре как справочники: они появляются для просмотра, а доступ к ним как к ресурсам настраивается на вкладке Возможности.

Зачем агенту: понимать, как у вас устроен типовой процесс: согласование договора, онбординг, заявка на закупку. Возможность сделать быстрое описание процесса и сразу добавить текст в базу знаний 2.0 или написать инструкцию.

Типовый порядок настройки

1. Создать токен Bitrix24 и выбрать подключение к порталу. Пока подключение не выбрано, вкладки с данными недоступныа.
2. На вкладке Bitrix24 проверить учётные данные и права (scope). Без успешной проверки сканирование не запустится.
3. Открыть Данные портала → выбрать фильтр (справочники, базы знаний или БП) → Scan.
4. Просмотреть строки: название, ключ, статус. Для справочников - при необходимости Поля, затем Одобрить. Для баз знаний - Одобрить, затем при необходимости сузить инструменты записи.
5. На вкладке Возможности убедиться, что нужные ресурсы включены (для БП - вручную в каталоге ресурсов).

Пошаговое подключение портала - в Подключение Bestrank MCP к Bitrix24 за несколько шагов и в гайде Подключение MCP.

Кейс 1: поддержка с регламентом

Команда из двенадцати человек, Bitrix24, база знаний с ответами на типовые вопросы. Менеджеры хотят, чтобы агент писал черновик ответ клиенту по вашим формулировкам.

Администратор:

• сканирует коллекции БЗ;
• одобряет только «Поддержка - публичные ответы», не трогает черновики отдела;
• включает ресурс коллекции и инструменты чтения задач;
• не даёт инструменты записи в базу знаний.

Итог: агент цитирует одобренный регламент и создаёт задачу, но не переписывает внутренние инструкции.

Кейс 2: продажи и справочник источников

РОП замечает, что агент путает «Реклама» и «Партнёрская программа» - в CRM коды полей неочевидны.

Решение: одобрить справочник «Источники лидов» с полями «Название» и «Код», включить ресурс на токене отдела продаж. Агент сверяется со справочником перед созданием лида через инструменты CRM.

Что проверить, если «не работает»

Операторская шпаргалка по реестру - в документации «Данные портала».

Как это связано с инструментами

Ресурс - «как у нас принято, вот таблица значений». Инструмент - «сделай действие в CRM прямо сейчас». Агент часто комбинирует: прочитал справочник стадий → нашёл сделки на нужной стадии → добавил комментарий.

Данные портала не заменяют инструменты. Они делают вызовы инструментов точнее и дешевле по числу обращений.

Коротко

Данные портала - про доверие к контексту: вы не надеетесь, что модель «и так знает ваш бизнес», а явно показываете справочники, базу знаний и шаблоны процессов. Начните с одного справочника и одной коллекции БЗ на пилотном токене; расширяйте, когда появится реальный сценарий.

BestrankMCP подтягивает данные Bitrix24 в ресурсы только после вашего одобрения. Первая настройка - Подключение MCP. Напишите нам, если вам нужна помощь в настройке.